تسمح البورصة المصرية لشركات الوساطة بتسجيل وتحديث بيانات العملاء من خلال نظام آلي، وقد وضعت البورصة أهم الضوابط لتسجيل البيانات، وهي كالتالي:
1- يجب إبلاغ شركة الوساطة أو أمين الحفظ بوثيقة الهوية الأصلية للعميل والحصول على نسخة ممسوحة ضوئيًا منها مع نسخ ممسوحة ضوئيًا لجميع المستندات المطلوبة (حسب الحالة)، وتتحمل الشركة أو أمين الحفظ المسؤولية الكاملة عن ذلك. يجب أن يتم توقيع كل هذه النسخ الممسوحة ضوئيًا من قبل الموظف المسجل للعميل أو المدير الإداري أو المراقب الداخلي ومختومة بختم شركة الوساطة أو الوصي الذي يقدم الطلب، ويتم إرسالها تلقائيًا إلى العميل.
2- الاستعلام عن اسم العميل من خلال نظام تسجيل العملاء للتأكد من ما إذا كانت معلومات العميل قد تم تسجيلها مسبقاً في قاعدة البيانات.
3- استكمال عملية تسجيل المعاملة بناء على نتائج الاستعلام كما يلي (لم يسجل العميل من قبل): نظام تسجيل العملاء يتيح للمستخدمين تسجيل معلومات العميل وإرفاق نسخة من وثيقة الهوية المطلوبة للمعاملة لتسجيل العميل تلقائيا كما سيتم تأكيد المحتوى المسجل للمراجعة من قبل مدقق الحسابات تمهيداً لإرساله إلى قسم تسجيل العملاء بالبورصة للمراجعة.
للعملاء المسجلين سابقاً (البيانات والمستندات قديمة): يتيح نظام تسجيل العملاء للمستخدمين تحديث وتعديل بيانات العميل بناءً على مستند تعريف شخصي ساري المفعول وحفظها إلكترونياً خارج الملفات القديمة التي كان العميل فيها سابقاً العميل في البورصة سيقوم قسم التسجيل بمراجعة التسجيل إذا تم تعليق رمز العميل بسبب الحاجة إلى تحديث المعلومات، فسيتم رفع التعليق في نفس وقت تسجيل العميل.
العملاء المسجلين سابقاً (بأسماء مختلفة بناءً على المستندات المقدمة عند التسجيل): عند تغيير اسم أي عميل مسجل في البورصة، لن يتم تعديل المؤشر الحالي له. وترى البورصة ضرورة تقديم طلب إلى أمين الحفظ المختص على أساس النموذج المقدم من البورصة.
4- تقوم إدارة تسجيل العملاء بالبورصة بفحص ومراجعة جميع عمليات تسجيل العملاء (تسجيل جديد/معلومات محدثة) المرسلة من قبل المستخدمين للتأكد من صحة عمليات التسجيل المرسلة واكتمال المستندات المرفقة لقبولها في حالة صالحة في قاعدة بيانات العملاء، ويمكن استكمالها أو رفضها عبر رسالة آلية توضح سبب الرفض للمستخدم.
5- إذا كان اسم العميل المراد تسجيله مشابهاً لاسم عميل مسجل سابقاً بمعلومات غير كاملة، أو كان رقم الدولة في قاعدة البيانات مكرراً، يجب على شركة الوساطة أو أمين الحفظ إرسال الطلب يدوياً أو إلكترونياً مع المستندات المرفقة إلى يقوم العميل بإدارة التسجيل للتأكد من مطابقة هذه المستندات للمستندات المشابهة وتعبئتها من خلال قسم الإدارة.
6-سحب الرمز الموحد للعميل واستخلاص رمز التنفيذ الخاص به: يتيح نظام تسجيل العميل للمستخدم أو منفذه سحب الرمز الموحد للعميل لشركة الوساطة المتعاقد معها واستخلاص رمز التنفيذ الخاص بها (تنطبق هذه العملية على شركات الوساطة غير الموقوفة) الكود فقط).
7- إنشاء وإلغاء رموز التسوية المباشرة: يتيح نظام تسجيل العملاء إنشاء رموز التسوية المباشرة يونيكود من خلال الطلبات المقدمة من الأعضاء وإدارات المعلومات بشركات التسجيل المركزي. رمز التسوية المباشر وإرسال الطلب عبر البريد الإلكتروني أو يدويًا إلى البورصة لإدارة تسجيل العملاء.
يتم سحب رمز التسوية المباشرة لشركة الوساطة من خلال تقديم طلب إلى قسم تسجيل العملاء بالبورصة، ويتم تسليمه يدوياً، أو عبر البريد الإلكتروني.
